FAHAMU: Jinsi Ya Kuandika Barua Pepe (E-mail) Kama Mtaalam!

Iwe unatuma barua pepe ya kitaalam au hata ile ya kawaida ya kuwatumia marafiki na familia bado kuna hati hati kubwa kuwa tunazituma barua pepe hizo vibaya/kimakosa.

Kwa mfano inatakiwa uwa “blind carbon copy” (BCC) watu wegi unaowatumia  barua pepe ya kwa pamoja bila kuziweka wazi taarifa zao bila ruhusa zao. Lakini inaweza kukushangaza wangapi wanaoshindwa zoezi hili dogo tuu la kiusiri (Privacy)

Zifuatazo ni baadhi ya Njia ambazo TEKNOKONA imekuandalia. Ukizifuata njia hizi utakuwa mtaalam wa kuandika barua pepe za aina zote kwa kujiamini.

1. Acha Kukaripia

Hivi ushawahi kuandika barua pepe na pindi unapoangalia kwenye uwanja  wako wa kuandika kupia skrini ya kifaa chako unaona umeandika maneno kwa herefu kubwa (CAPS LOCK) kwa bahati mbaya?. HIYO INAONEKANA KAMA UNA MKARIPIA UNAEMUANDIKIA BARUA PEPE. Hii inatokea mara nyingi kwa wale wanaoandika huku wakitazama vitufe (keyboard) na sio uwanja wa kuandika/skrini.

Pengine labda hili lilikutokea na baada ya kugundua hilo ukafuta maneno yote uliyoyaandika kwa herufi kubwa kimakosa. kumbuka kwa kuanza kufuata neno  moja moja inachukua muda  pengine labda unge ‘Highlight’ maneno uliyoyaandika kwa herufi kubwa na kisha  ubofye SHIFT + F3, kwa kufanya hivyo utabadilisha maandishi kuwa katika mfumo wa herefi ndogo na pia ukibofya tena utafanya kinyume chake yaani maandishi yatakuwa katika mfumo wa herufi kubwa. Zoezi hili la SHIFT + F3 litafanikiwa kwa Outlook, Word na program zingine za microsoft tuu.

2. Tuma Barua Pepe Katika Muda Unaotakiwa

Angalia barua pepe yako inahusu nini na inaenda kwa nani. Sio hivyo tuu na kama unataka kuongeza uwezekano wa barua pepe yako kusomwa (Kuna wanaopokea barua pepe nyingi sana) basi huna budi kuituma katika muda mzuri. sasa MUDA MZURI NI UPI? baadhi ya watu wanasema saa tatu asubuhi ni muda mzuri kwani watu wengi huanza kufanya kazi mda huo, hapo kuna chansi kubwa ya barua pepe yako kusomwa ya kwanza kabisa. Baada ya chakula cha mchana pia inaonekana ni muda mzuri lakini si mzuri sana (Shibe Inaweza Mlevya Mtu Haha!)

3. Maandiko Kidogo Yanatosha

Usiandike barua pepe kama unaandika kitabu. Kumbuka Kuandika maandishi machache ambayo yanaendana na dhima nzima ya kuandika barua hiyo. Hakuna mtu anaependa kusoma barua pepe ndefu tena hasa kwa wale wanaopokea barua pepe nyingi. Hutaki barua pepe ako kuanchwa kusomwa sio? tuma kwa kifupi mfao — Naweza kukuona saa tano, ofisini kwako? — Saa nyingine maandiko hayasomwi mara baada tuu ya macho yetu kuangalia wingi wa maneno katika kurasa.

4. Usitume Mafaili Makubwa Sana

Kwakua wote tunategemea intaneti (kasi) basi haina budi kutuma mafaili yenye ujazo mdogo. Hii itakuhakikishia mafaili hayo kufika sehemu inayotarajiwa. Usipendelee kushikiza faili lenye megabyte (MB) 15 (mfano power point pressentation) maana kuna hati hati kuwa halitofika.Tuma faili la Mb 2 au 3 ni rahisi sana na kuna uwezekano mkubwa wa kufika kwa mlengwa. Ukiona una file kubwa sana unaweza kutumia ujanja wa kuliweka katika hifadhi ya kimtandao kisha ukatuma, mfano Dropbox au hata OneDrive.

5. Kuwa Na Ujanja Ujanja

Kwa mfano kama uko ofisini na hutaki jibu barua pepe flani hivi kwa wakati ule, unaweza jibu kwa kutumia ujanja flani hivi. Kwa mfano unaweza ukajibu hivi katika sehemmu ya subject andika “Auto Reply Message: Out of Office”  (Kwa Maana ya haraka “Meseji ya kujijibu: Niko Nje Ya Ofisi” na ndani yake andika kitu kama “I’ll be at an offsite meeting until Friday and will get back to you then.”  (Kwa maana ya haraka “Nipo kwenye mkutano nje ya ofisi mpaka ijumaa, ntakutafuta mda huo”). Hiyo inasaidia sio?

Tumia utaalam huu kwa kuandika barua pepe za ofisini hata zile za binafsi. Jaribu leo na tuambie tofauti itakayojitokeza katika maisha yako juu ya kuandika barua pepe. Dondosha lako la moyoni sehemu ya comment hapo chini. Pia Kwa maujanja na habari mbalimbali za teknolojia usisahau kutembelea mtandao wako pendwa wa TeknoKonaDotCom kila siku.